(i) ज्ञापन का प्रयोग एक ही कार्यालय के अन्तर्गत अन्तर्विभागीय आदेश, सूचनाओं के प्रसारण हेतु किया जाता है।
(ii) इसका प्रयोग कर्मचारियों के प्रार्थना-पत्रों, याचिकाओं के उत्तर और चेतावनी देने के लिए भी किया जाता है।
(iii) सूचनाएँ एवं व्यवस्था विषयक निर्देश किसी एक व्यक्ति के नाम से न होने पर या सामूहिक होने पर कभी इसमें कोई सम्बोधन नहीं होता।
(iv) ज्ञापन सदैव आदेशात्मक शैली में लिखा जाता है।
(v) उच्चाधिकारियों द्वारा अधीनस्थ कर्मचारियों को लिखा जाता है।
(vi) इसमें समाप्ति सूचक 'आपका', 'भवदीय' शब्दों का प्रयोग नहीं किया जाता। इसमें निर्देश नहीं होता। सम्पूर्ण ज्ञापन अन्य पुरुष शैली में लिखा जाता है।
(vii) इसकी संरचना में कर्मवाच्य वाक्यों का प्रयोग किया जाता है।
(viii) प्रतिलिपि के अन्तर्गत विभागों, एककों, इकाइयों, कर्मचारियों के नाम दिए जाते हैं।
(ix) ज्ञापन के अन्त में दाहिनी ओर भेजने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर होते हैं। हस्ताक्षर के नीचे पदनाम होता है।
(x) जो आदेश पूरी तरह सरकारी नहीं होते, वे ज्ञापन द्वारा भेजे जाते हैं।
